L’evoluzione da Intranet a Digital Workplace
Prima di approcciare il concetto di Digital Workplace, percorriamo la sua evoluzione rispetto al suo antenato: l’intranet. Proviamo a farla semplice: un’intranet è un ambiente virtuale privato accessibile solamente dai membri di un’organizzazione. Le intranet aziendali nascono come aggregatori di risorse utili ai dipendenti per svolgere le loro attività lavorative quotidiane.
In un primo periodo, con intranet si intendeva una rete interna e privata non collegata a internet, adibita prevalentemente a sistema informativo di un’azienda. Col tempo, l’evoluzione della tecnologia e delle dinamiche aziendali e lavorative, l’intranet tradizionale è mutata da strumento per il lavoro a una nuova vera propria concezione di organizzare e svolgere il lavoro: il Digital Workplace. Proviamo a ripercorrere brevemente questa evoluzione scomponendola in quattro stadi.
Nel primo stadio la scopo principale del sistema intranet riguardava il reperimento e la condivisione delle informazioni, il sistema quindi era utilizzato per divulgare notizie, costituire un repository dei documenti e talvolta includeva alcuni applicativi di base.
Successivamente, le intranet sono state arricchite con funzionalità per abilitare l’interazione e la comunicazione e la collaborazione, con caratteristiche analoghe a quelle dei social network. Gli applicativi integrati sono diventati più complessi e sono state introdotte delle feature per la personalizzazione della piattaforma.
Con la terza fase si è iniziato a intravedere le caratteristiche di base del Digital Workplace moderno. Innanzi tutto, si percepisce l’interfacciarsi con una piattaforma multifunzionale, le dinamiche di collaborazione si consolidano così come i programmi integrabili all’interno della piattaforma stessa. La personalizzazione dell’esperienza è parzialmente automatizzata da dinamiche di profilazione. Queste novità generano nuove sinergie interne a supporto dei processi aziendali che rendono l’azienda più efficiente e agile.
Nel quarto, e per ora più recente, stadio di evoluzione, il Digital Workplace trascende ormai il concetto di piattaforma andando invece a descrivere una trasformazione del modo di organizzare il lavoro in azienda.
Quali sono le caratteristiche principali di un Digital Workplace?
Il Digital Workplace è a tutti gli effetti una versione digitale del luogo di lavoro tradizionale. In quanto tale, la suite sulla quale si poggia deve garantire una componibilità e flessibilità che permetta di adattarsi alle sempre mutevoli esigenze di business.
Semplificando, si identificano quattro principali componenti del Digital Workplace.
Content Management
Scrivania ordinata, mente ordinata. L’interfaccia, che sia desktop, mobile o di altro tipo, deve essere semplice e intuitiva, onde evitare di costituire una barriera all’utilizzo per i dipendenti
Non serve un’azienda con decine di migliaia di dipendenti perché vi siano enormi moli di documenti prodotti in continuazione.
È evidente che tutte queste informazioni debbano necessariamente essere organizzate con ordine per essere facilmente reperibili a chi ne avesse bisogno. Tutto ciò è reso ancora più efficiente da potenti motori di ricerca interni che permettono di reperire le risorse desiderate. In questo caso, anche linee guida, tag ed expiry date per l’archiviazione aiutano a mantenere le repository documentali in ordine e liberi da contenuti obsoleti.
Per essere “l’unico” spazio col quale il dipendente si interfaccia, il Digital Workplace deve saper rispondere alle sue esigenze informative. Allo stesso modo in cui le notizie interne vengono raccolte e organizzate, il DWP deve farsi anche aggregatore di contenuti provenienti da fonti esterne all’azienda.
Altro aspetto cruciale nell’organizzazione e somministrazione dei contenuti è la personalizzazione.
L’overload informativo porta a ignorare avvisi e iniziative, anche di valore. Grazie a tecniche di personalizzazione avanzata le comunicazioni si declinano su location, business unit, lingua parlata e ruolo del singolo dipendente, dando forma a flussi informativi efficienti e pertinenti.
Internal Communication
Comunicare non serve solo per coordinare tutte le attività dell’azienda, ma anche per coltivare la cultura aziendale, far crescere il coinvolgimento delle risorse umane per portarle a farsi promotori dell’azienda.
La comunicazione interna è alimentata da diverse fonti che perseguono diversi obiettivi.
Per permettere ai team di HR e Comunicazione di raggiungere i loro obiettivi, il DWP deve rendere possibile una gestione capillare dei canali comunicativi.
Tuttavia, in un’azienda moderna il flusso comunicativo non può essere solo top-down. Soprattutto in questa fase di consolidamento del remote working, la socializzazione tra colleghi è diventata un vero e proprio bisogno. Le moderne DWP forniscono spazi e strumenti di social networking per confrontarsi, condividere interessi, traguardi e best practice per lavorare al meglio.
Collaboration
Che il remote working non ci separi. Lavorare con colleghi a distanza può influenzare le dinamiche di collaborazione e produttività, il Digital Workplace ambisce a creare un ambiente di lavoro ibrido, agile e senza compartimenti stagni per collaborare e dentro e fuori dal team di appartenenza.
Come accennato in precedenza, se il Digital Workplace è destinato a rimodellare la concezione delle dinamiche lavorative, allora il lavoratore deve poter svolgere i suoi task in qualsiasi luogo e con qualsiasi dispositivo. La piattaforma, quindi, deve essere integrata con la varietà di tool e applicazioni utilizzate dalle diverse funzioni interne all’azienda. Solo così può diventare il one-stop shop del lavoro agile.
Platform
Dal punto di vista del back-end e della gestione, è fondamentale monitorare gli analytics relativi al funzionamento e all’utilizzo della piattaforma per ottenere insight utili per il suo miglioramento.
L’intelligenza artificiale dà un boost alle funzionalità della piattaforma, dalla traduzione simultanea per le conversazioni con i colleghi di paesi diversi, al tagging automatico dei contenuti archiviati, dai motori di ricerca interni a quelli di raccomandazione.
Fermi tutti. Non esistono solamente i colletti bianchi. Non solo aziende da “ufficio” possono avere bisogno di un DWP. Sono molte le società, anche multinazionali, con migliaia di dipendenti “sul campo” che non hanno accesso quotidiano a un computer o smartphone aziendale. Le interfacce devono essere flessibili e adeguarsi ai tipi di touchpoint ideali per il contesto di lavoro.
C’è del metaverso in questo DWP
Di parole sul metaverso ne vengono dette molte, più di quanto riusciamo a seguirne. C’è chi immagina il metaverso come un mondo virtuale parallelo a quello fisico nel quale si passerà sempre più tempo svolgendo sempre più attività. Altri, come chi scrive, riconoscono nel concetto di metaverso l’evoluzione di ciò che adesso definiamo “internet”. Volendo approfondire questo punto di vista, è bene specificare che, differentemente dal dualismo online vs offline, per quanto riguarda il metaverso, ci si aspetta che il dualismo fisico-digitale venga meno, portando a una sovrapposizione dei livelli reale e virtuale.
Cosa c’entra questo col Digital Workplace?
C’entra che l’idea di DWP calza con quella di metaverso, il posto di lavoro non è necessariamente l’ufficio fisico, e tantomeno il client desktop. Gli stessi contenuti, la stessa esperienza, si possono fruire indipendentemente dal tipo di interfaccia.
Nonostante questo, non si possono ignorare le opportunità che avanzano sul fronte della realtà virtuale e aumentata, cruciali nell’altra concezione di metaverso.
I meeting virutali sono già realtà: i dipendenti indossano un visore per vestire i panni dei loro avatar e incontrare i colleghi in sale riunioni virtuali.
Inoltre, i visori di realtà virutale o aumentata permettono di accedere a una scrivania tridimensionale personalizzabile, con tante schermate da poter spostare nello spazio, oppure potenziare i processi di training, ad esempio, imparando ad usare macchinari pericolosi o a praticare interventi chirurgici.
Approccio strategico: dare forma a un Digital Workplace
Riconoscere il potenziale che l’adozione del paradigma del Digital Workplace può avere sulla propria azienda è il primo passo naturale e necessario per poter cominciare a immaginarne lo sviluppo concreto.
Se si decide di investire in un cambiamento di questo tipo, sono due le considerazioni fondamentali: la prima riguarda la progettazione del DWP, la seconda la sua adozione da parte dei dipendenti.
Per beneficiare al massimo di tale innovazione, la progettazione non può prescindere dal contesto di riferimento e dalle esigenze dei dipendenti. Solo prendendo in considerazione questi due elementi sarà possibile individuare ed esplicitare gli obiettivi organizzativi che devono guidare il processo di ideazione della piattaforma.
L’adozione e l’utilizzo continuativo della piattaforma da parte dei dipendenti è sicuramente legato a quanto appena detto, ma non solo. Vi sono altre variabili indipendenti che possono rappresentare delle barriere all’utilizzo per i lavoratori. Tra queste troviamo gli atteggiamenti nei confronti della tecnologia e della digitalizzazione della vita lavorativa, la capacità e la disponibilità a imparare a utilizzare un nuovo strumento o l’utilizzo della piattaforma da parte dei propri principali collaboratori.
Per queste ragioni, l’introduzione di un DWP richiede una nuova prospettiva che oltre a un oculato programma di promozione e istruzione della forza alvoro, vede l’employee experience il fulcro sul quale progettare l’uso della tecnologia, lo sviluppo della cultura aziendale e l’ottimizzazione dei processi collaborativi.
Una migliore Employee Experience grazie al Digital Workplace
Cosa si intende con Employee Experience?
Prendendo ispirazione da Gartner, potremmo definirla l’insieme di percezioni che i dipendenti hanno durante le loro esperienze lavorative in risposta alle loro interazioni all’interno e con l’organizzazione. In altri termini, l’employee experience, analogamente alla customer experience, racchiude tutti i momenti che compongono la giornata del dipendente per tutto il periodo di permanenza all’interno dell’azienda. A influenzarla sono i rapporti con i colleghi, la qualità del posto di lavoro, e l’interfaccia con i tool aziendali.
Una buona employee experience è indice di un alto coinvolgimento ed entusiasmo dei dipendenti, di maggiore efficienza ed efficacia, di un forte senso di appartenenza.
L’ampiezza di questo concetto si sposa con quello di Digital Workplace, che in quest’ottica diventa uno strumento per migliorare e consolidare l’esperienza complessiva dei dipendenti per dare vita a un circolo virtuoso.
Progettato da Bixuit, Implementato da Spindox
Spindox sin dalla sua nascita accompagna e guida le aziende nei progetti di digital transformation. Bixuit, l’atelier di Experience Design e Growth Hacking del Gruppo Spindox, ha una comprovata esperienza nella progettazione end-to-end della Digital Experience, dalla visione strategica alla UX/UI di dettaglio, lavorando continuativamente coi referenti di business e coinvolgendoli nel design e nelle scelte implementative.
L’insieme di competenze specifiche presenti all’interno del Gruppo Spindox gli permettono di offrire ai clienti un servizio integrale guidato dai nostri project manager che principia con l’analisi del business e dei suoi bisogni, prosegue con il disegno, la realizzazione e l’implementazione della soluzione per poi protrarsi nel tempo con servizi di gestione, manutenzione e cybersecurity. Non da ultimo, continuano gli investimenti nelle tecnologie del metaverso per preparare la transizione dei clienti in questo nuovo paradigma.
