Una trasferta per continuare il sogno italoamericano del delta arancione. Ecco il racconto della trasferta a Chicago, accompagnato dalle foto del nostro collega Pierpaolo Anselmetti.
Il contesto della trasferta
Dal 4 al 12 febbraio, un team di Spindox si è recato presso il cliente CNH (Case-New Holland) per una trasferta con una serie di workshop con lo scopo sia di avviare il progetto, sia di instaurare un rapporto stretto con i principali stakeholder.
La trasferta è infatti un ulteriore grande passo nel contesto di una collaborazione di lungo termine, reso possibile dalla vittoria, da parte di Spindox, di un bando di gara pubblicato dalla stessa CNH, il cui IT si trova a Torino.
La gara non è stata facile. Il cliente necessitava un tool per i propri Expediter logistici, figure che si occupano di ordinare e scortare pezzi nei magazzini di riferimento. Il tool doveva ottimizzare inoltre le politiche di riordino, garantendo una maggior efficienza a livelli di disponibilità dei pezzi, un aspetto di grande influenza sull’efficienza della catena produttiva.
Ha risposto al bando la Tech Services, che ha elaborato una prima proposta che rispondesse ai requisiti di calcolo in tempi ottimizzati mantenendo un livello economico vantaggioso. Ma la proposta iniziale era completamente in linea con le richieste del cliente in ambito UX/UI. Spindox ha risposto a questo stimolo con agilità e professionalità, introducendo il supporto da parte di Bixuit, specializzata proprio nei punti che richiedevano maggior attenzione.
Questo ci ha permesso di presentare al cliente una nuova proposta che integrasse le aspettative a tutti i livelli, senza perdere qualità distintive come la facilità di implementazione e DI manutenzione.
E CNH non ha saputo resisterci.
Spindox overseas: all about the client
Il primo passo fondamentale è stato quello di stabilire le dinamiche di progetto e dipingere un’immagine la più completa possibile della vision del cliente. Per fare ciò, il cliente ci ha proposto una trasferta per dei kick-off in presenza, che noi abbiamo accolto con entusiasmo e tempestività.
In preparazione alla trasferta, è stato elaborato un piano dettagliato sui workshop di service design che avrebbero impostato la settimana a Racine (Winsconsin). I workshop hanno fornito l’opportunità di discutere i temi fondamentali per un avvio ottimizzato del progetto. Successivamente alla trasferta, degli sprint bisettimanali faranno da raccordo di aggiornamento sulle attività, con l’obiettivo di mantenere lo sviluppo del progetto costante e aperto a cambiamenti in corso d’opera.
L’obiettivo dei workshop era quello di identificare l’ “as-is” del cliente, ovvero della visione del prodotto finito per come il cliente se lo immagina. Il tool richiesto da CNH si ancorava comunque a una serie di concetti cardine:
- il tool doveva essere utilizzato dagli Expediter per funzioni di workflow e reportistica;
- la dashboard del tool doveva presentare informazioni sull’andamento dell’utilizzo dei pezzi di magazzino. Doveva inoltre prioritizzarli in base a livelli di criticità, a partire dai quali venivano proposte politiche di riordino;
- il tool di intelligenza evoluta doveva essere in grado di calcolare fattori e valori a cadenza quotidiana e settimanale. Questo doveva garantire un risparmio di tempo e un efficientamento delle attività degli Expediter;
- il tool doveva suggerire politiche di riordino su magazzini diversi, promuovendo una riduzione dei ritardi sulle consegne come anche un efficientamento delle rotte per il trasporto dei pezzi da un magazzino all’altro.
Il nostro team
Da grandi progetti derivando grandi responsabilità. Questo il nostro mantra nella selezione delle figure del team che avrebbe incontrato il cliente a Racine. Per garantire uno steering del progetto comprensivo di tutti gli aspetti di rilevanza del design, sono stati coinvolti referenti di attività specifiche per ciascun aspetto, in un’ottica iniziale di efficienza organizzativa. Tra questi:
- Bixuit: Paolo Quattrocolo, già referente del progetto Proxible di base a Chicago, e Sandro Poli. Paolo, Lead Design, continuerà a seguire il progetto da vicino, ed è anche tra le persone che hanno coordinato la fase di strategy insieme a Sandro, in supporto ai workshop con la sua expertise sul design;
- Marco Broglia: responsabile della capability Technical Services, in veste di technical leader del progetto e che ricoprirà poi un ruolo di steering;
- Fabio Pirovano: in qualità di scrum master, avrà poi il ruolo di guida dell’intero progetto;
- Pierpaolo Anselmetti: in veste di referente del mercato, con attività più di relazioni e che farà parte dello steering.
Vita in trasferta
Dopo un viaggio non esattamente semplice e controlli a sorpresa dell’ultimo minuto, il nostro team è arrivato all’albergo sabato 4 febbraio alle ore 19:30 locali (02:30 percepite).
Dopo il dovuto riposo per recuperare il jet-lag, la domenica è stata dedicata alla scoperta di Chicago, la cui architettura rigida e slanciata sposava alla perfezione il freddo ventoso di una giornata tipicamente invernale.
Per alcuni dei nostri trasfertisti, sembrava di essere stati catapultati in un film americano. Questo, perché si notavano proprio quegli stereotipi che la tradizione cinematografica tende a rappresentare quando la società americana viene raccontata.
Foto: autobus scolastici. Fonte: foto di Pierpaolo Anselmetti.
Insieme al cliente, il team ha passato una domenica rilassata e turistica, scoprendo gli angoli della città e assaggiando le specialità del posto, come la pizza “Chicago-style”.
…E la mozzarella dov’è? La pizza Chicago style potrebbe far tremare i tradizionalisti: la mozzarella viene messa sotto al pomodoro. Ma i nostri coraggiosi trasfertisti non si sono lasciati intimorire, rappresentando al meglio uno dei valori rendono Spindox diversa da tutte le altre: l’orientamento al cliente.
I workshop si sono svolti dal lunedì al venerdì dalle 8 alle 16 e 30 circa, con dei brief in chiusura fino alle 18 circa e l’immancabile cena fuori con il cliente in locali tipici.
Sabato mattina, approfittando della mezza giornata libera prima di doversi dirigere in aeroporto, il team ha poi visitato il museo della Harley-Davidson a Milwaukee.
Foto: elementi in esposizione all’ Harley Davidson Museum di Milwaukee. Fonte: foto di Pierpaolo Anselmetti
Un nuovo modo di lavorare insieme
Se Spindox era presente fisicamente presso il cliente, ci sono stati anche collegamenti con parti internazionali di influenza sul progetto, che hanno partecipato in videoconferenza dalla Francia, dall’Australia e dal Brasile.
L’atmosfera dei workshop era rilassata e collaborativa, con interventi di valore da parte degli stakeholder di business che utilizzeranno il tool. L’ambiente ottimale ha garantito il raggiungimento di importanti obiettivi organizzativi e di service design. Le giornate erano comunque intense, con riunioni che occupavano tutta la giornata lavorativa ad eccezione di una breve pausa pranzo, anch’essa in ufficio.
Allo stesso tempo, è importante sottolineare come le figure selezionate da Spindox per la trasferta siano anche responsabili di progetti in Italia. Come ci dissero alcuni “la vita andava avanti”, e loro dovevano inoltre tenere sotto controllo le attività all’home office nei pochi ritagli di tempo della giornata.
I trasfertisti ci parlano però di questa esperienza come di una piacevole opportunità di osservazione e formazione. Nello specifico, hanno apprezzato molto il modello di una giornata lavorativa che finisse a metà pomeriggio, una cosa che forse ci si aspetta più da paesi scandinavi ma che in realtà è una pratica molto diffusa negli States. Questo ha reso possibile dei recap informali nel tardo pomeriggio (e magari davanti a una birra) sulle attività svolte di giorno in giorno, utili occasioni di riflessione e di consolidamento delle attività di service design.
Il nostro team si è adeguato con flessibilità ed efficienza alle dinamiche lavorative del cliente e alla metodologia scrum / agile da esso richiesta. Il feedback del cliente in conclusione dei workshop si è confermato del tutto positivo.
Guardando avanti: il futuro del progetto
I nostri trasfertisti sono rientrati già da qualche settimana. Questo è il momento di iniziare a mettere le mani in pasta. Questa è la fase delle user story, del primo approccio operativo al progetto. Questo è il momento in cui ci si innamora follemente del progetto e l’entusiasmo ci spinge verso l’eccellenza.
Le attività di sviluppo si terranno a distanza con sprint bisettimanali per mantenere gli stakeholder aggiornati e coinvolti. Queste attività si concluderanno a fine luglio circa, permettendo il rilascio in produzione ad agosto. Seguirà poi una fase di testing e implementazione di eventuali modifiche fino al soddisfacimento dei requisiti del cliente.
Una volta operata l’implementazione del tool testato e distribuito all’interno dell’infrastruttura dei magazzini di pertinenza, Spindox concentrerà le proprie attività intorno alla manutenzione delle applicazioni e l’eventuale sviluppo di evolutive.
